【お役立ち情報】文書保管とコスト削減

2017.05.12


膨大な文書には保管義務があり、そのコストも決して無視できるものではありません。
電子化、ペーパーレス化といっても、改ざん防止の取り組みが必要です。

そこで今回は、社内文書の中でも一二を争う分量となる納品書や請求書等の証憑書類について、
保管にまつわる法的な約束事と当社が推奨する取り組みについてお伝えしたいと思います。

【証憑書類の保管は何年?】

税法上では7年、会社法上では10年の保管が義務づけられています。
また、紙による保存が原則であり、メール等で送られてきた場合も
プリントアウトして保存することとされています。

しかし、一定の要件を満たすと電子保管も可能になります。


【電子保管の方法】

電子保管の基本となる法律は、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」ですが、
当然、紙媒体と違いデータ化された文書は変更・追加・削除など
改ざんが容易であると考えられるので、
税法上、「真実性」「可視性」についての要件を満たす必要があります。

電子化の方法としては、
1.紙からスキャナ保存する
2.電子取引による取引データを保存する
がありますが、いずれの方法においても
一定期間内のタイムスタンプ付与や一定の解像度の確保等、
「真実性」「可視性」の要件を満たす必要があります。

そこで、より簡単に電子保管ができる方法として当社が推奨しているのは、2の「電子取引による取引データの保存」です。


【具体的な電子取引の導入】

当社が推奨しているのは、
(株)インフォマート社のプラットフォームサービスの活用です。

こちらのサービスは、日々の受発注取引がネット上で完結し、
保管義務のある各種文書がすべて取引データとして記録されます。
また、電子帳簿保存法にも準拠しているため安心してペーパーレス化を導入できます。
ここでいう各種文書とは、発注(注文書)、注文請書、納品書、納品受領書、請求書等です。
これらの保管には相当なコストがかかっているのではないでしょうか?

倉庫代の発生や検索にかかる膨大な時間ロス、紛失時の再発行手続きなど重複作業等、これらは全て文書管理コストと言えます。
とある試算によると一人当たり年間350千円もの文書管理コストがかかっているとか。


【導入によるメリット】

・言った言ってない等のミス・トラブルの改善
・請求書や納品書の紛失防止
・ペーパーレス化による書類整理の簡素化
はもとより、
・月次決算のスピードアップや精度向上
・リアルタイムでの取引データの活用
・検品業務の効率化

など、導入メリットは単なるムダの削減にとどまりません。

担当は古川でした。


参考文献
首相官邸HP 「e-文書法によって電磁的記録が可能となった規定」
国税庁HP 「電子帳簿保存法について」
(株)インフォマートHP